Pengertian Arsip: Fungsi, Karakteristik, dan Jenis Pengarsipan

Pengertian ARSIP adalah: Fungsi, Karakteristik, dan Jenis Pengarsipan

Apa yang dimaksud dengan arsip (archives)? Secara umum, pengertian arsip adalah suatu catatan (record) yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media, seperti; kertas, kertas film, dan media komputer.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 tentang kearsipan, arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.

Arsip sendiri memiliki makna yang berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat di perpusatakaan karena memiliki harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, memiliki informasi utuh dan memiliki asal usul serta aturan asli.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa itu arsip, maka kita dapat merujuk pada pendapat para ahli berikut ini:

1. The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

2. Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebi dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

3. Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

4. I.G. Wursanto

Menurut I.G. Wursanto, arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Yohannes Suraja

Menurut Yohannes Suraja, pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.

Fungsi Arsip

Dari definisi arsip terlihat bahwa pengarsipan memiliki dua tujuan utama, yaitu sebagai alat bukti pertanggungjawaban perusahaan atau pelaksanaan suatu perusahaan serta agar setiap bidang pekerjaan di suatu perusahaan atau pemerintahan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi.

Mengacu pada definisi arsip, kegiatan pengarsipan tentunya juga memiliki nilai guna arsip dimana dibedakan menjadi Fungsi primer dan nilai guna sekunder;

1. Fungsi Primer Arsip; yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai. Ini mencakup nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum dan nilai guna ilmiah dan teknologi.
2. Fungsi Sekunder Arsip; yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga/ instansi, perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Hal ini termasuk nilai guna pembuktian dan nilai guna informational.

Sedangkan untuk fungsi pengarsipan sendiri sudah tertuang pada Undang Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 2, yaitu:

• Fungsi Dinamis

Arsip memiliki fungsi dinamis dimana suatu arsip dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan atau pelaksanaan. Dengan kata lain, arsip masih dapat dimanfaatkan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari.

Arsip memiliki fungsi dinamis dimana dalam hal ini arsip memiliki sifat yang sering kali dapat berubah nilai dan juga artinya. Dilihat dari fungsi dinamis ini, arsip fungsi arsip dibedakan lagi menjadi tiga yaitu arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip in-aktif. Masing-masing dibedakan menurut kebutuhan arsip tersebut.

• Fungsi Statis

Berbeda dengan arsip yang memiliki fungsi dinamin, untuk arsip yang memiliki fungsi statis ini yaitu merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Sederhananya, arsip statis sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan atau aktivitas sehari-hari. Sehingga arsip statis ini adalah kelompok arsip yang telah mencapai taraf nilai abadi secara khusus sebagai pertanggungjawaban.

Sifat dan Karakteristik Arsip

Suatu arsip dapat dilihat dari beberapa sifat dan karakteristiknya. Adapun karakteristik arsip adalah sebagai berikut:

1. Autentik, arsip berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, tujuan kegiatan, serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
2. Legal, arsip merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan serta berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3. Unik, setiap arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Ketika arsip diduplikasi (tembusan), maka arsip tersebut bermakna berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
4. Terpercaya, arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti sahih dan bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Jenis-Jenis Arsip

Secara umum, arsip dapat dikelompokkan menjadi lima jenis. Adapun jenis-jenis arsip adalah sebagai berikut:

1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan secara umum.
2. Arsip Aktif, yaitu arsip dinamis yang dibutuhkan dan dipergunakan secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi.
3. Arsip Inaktif, yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun untuk penyelenggaraan administrasi.
4. Arsip Statis, yaitu arsip yang digunakan secara tidak langsung, baik untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan secara umum, dan juga untuk penyelenggaraan administrasi negara.
5. Arsip Duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli.

Itulah penjelasan ringkas mengenai pengertian arsip, fungsi, tujuan, karakteristik, dan jenis-jenis arsip. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu.